Der Dentalmanager in der Praxisorganisation

Das Herzstück einer modernen Praxisorganisation

Der Dentalmanager sichert als zentrales Organisationsinstrument nachhaltig den Praxis- und Unternehmenswert. Das in der Praxis vorhandene Wissen bleibt dauerhaft erhalten und ist unabhängig von einzelnen Personen oder vom Praxisstandort jederzeit abrufbar, nachvollziehbar und transparent.

Im Dentalmanager wird das gesamte Aufgabenmanagement der Beschäftigten einschließlich sämtlicher QM-Dokumentationen, Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Formulare und Belehrungen zentral verwaltet.

Darüber hinaus stehen eine strukturierte Meeting- und Protokollverwaltung sowie ein internes, rechtssicher konzipiertes Messenger-System zur Verfügung.

Auch Jahresziele, Budgetplanungen und strategische Ziele können im Dentalmanager erfasst, verfolgt und regelmäßig ausgewertet werden. Damit entsteht ein umfassendes betriebswirtschaftliches Controlling für Aufgaben, Ziele und Budgets – sowohl auf Ebene der Ärzte als auch der Mitarbeiter.

Der Dentalmanager reduziert den administrativen und organisatorischen Aufwand für Ärzte, Praxismanagement und Qualitätsmanagement erheblich. Gerade angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels und knapper Personalressourcen schafft er Freiräume für das, worauf es in einer Praxis wirklich ankommt:

Mehr Zeit für das Wesentliche.

Ihre Vorteile

1. Strukturiertes Dokumentenmanagement spart Zeit

Alle relevanten Informationen, Dokumente und Arbeitsanweisungen werden zentral im Dentalmanager verwaltet. Jeder Anwender erhält entsprechend seiner Berechtigung genau die Informationen, die für seine Tätigkeit relevant sind.

Eine strukturierte und automatisierte Dokumentensuche macht langes Suchen nach Dokumenten, Formularen, Checklisten oder Arbeitsanweisungen überflüssig.

Neue Dokumente, Verfahren, Instruktionen und wichtige Informationen können verbindlich zur Kenntnisnahme bereitgestellt werden. Die Mitarbeiter bestätigen, dass sie die Inhalte gelesen haben. Dadurch bleiben alle Beteiligten auf einem einheitlichen und aktuellen Informationsstand und potenzielle Fehlerquellen werden reduziert.

Gleichzeitig entsteht eine laufende, in den Arbeitsalltag integrierte Weiterqualifizierung des Teams.

Alle freigegebenen Dokumente und Arbeitsanweisungen sind über ein individuelles Login für die jeweils berechtigten Mitarbeiter und Ärzte sofort verfügbar. Zusätzliche Rechner oder spezielle Hardware sind dafür nicht erforderlich.

Die digitale Verwaltung reduziert zudem die Papierflut in der Praxis erheblich.

2. Sichere Dokumentenverwaltung und klare Freigabeprozesse

Wichtige Formulare, Checklisten sowie Arbeits- und Verfahrensanweisungen können nur durch dafür autorisierte Personen geändert oder freigegeben werden.

Damit wird verhindert, dass einzelne Mitarbeiter unbeabsichtigt oder nicht abgestimmt bestehende Strukturen und Arbeitsabläufe verändern.

Alle Änderungen und Dokumentenversionen können nachvollziehbar archiviert werden. Auch ältere Vereinbarungen, frühere Versionen oder bereits abgelöste Dokumente lassen sich dadurch jederzeit wiederfinden – ohne aufwendige Suche in Papierordnern oder unterschiedlichen Dateiablagen.

3. Fehler- und Verbesserungsvorschläge als Chance nutzen

Fehler, Abweichungen und Verbesserungsvorschläge können unmittelbar im Dentalmanager dokumentiert und strukturiert bearbeitet werden.

Die Informationen stehen dem verantwortlichen Management und – sofern vorgesehen – dem gesamten Team zur Verfügung. Dadurch gehen wichtige Hinweise aus dem Praxisalltag nicht verloren.

Fehler und Verbesserungsvorschläge können außerdem gezielt in die nächste Teambesprechung übernommen und dort gemeinsam bearbeitet werden.

So wird aus einem Fehler nicht nur ein Problem, sondern eine Chance zur kontinuierlichen Verbesserung der Praxisorganisation.

4. Strukturierte und effiziente Besprechungen

Der Dentalmanager macht Teambesprechungen planbarer und effizienter.

Sowohl Themenplanung als auch Besprechungsprotokoll sind integriert. Aus den Besprechungen resultierende Aufgaben können unmittelbar den jeweils verantwortlichen Mitarbeitern zugeordnet und im System hinterlegt werden.

Auch Fehler, Verbesserungsvorschläge und Anregungen lassen sich direkt in die Besprechungsstruktur integrieren.

Damit wird aus der Besprechung nicht nur ein Austausch von Informationen, sondern ein verbindlicher Prozess mit dokumentierten Ergebnissen und klaren Verantwortlichkeiten.

5. Der Dentalmanager verwaltet Aufgaben und vergisst nichts

Im Dentalmanager werden einmalige und wiederkehrende Aufgaben einschließlich ihrer Zuständigkeiten hinterlegt.

Eine übersichtliche Ampelfunktion zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand und dient als wirkungsvolles Selbststeuerungsinstrument.

Die Mitarbeiter werden rechtzeitig auf anstehende Aufgaben aufmerksam gemacht. Dadurch werden wichtige Aufgaben auch bei Krankheit, Urlaub oder Personalwechsel zuverlässig berücksichtigt.

Bei Vertretungen können Aufgaben transparent übergeben und weiterverfolgt werden. Das reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und sorgt dafür, dass organisatorisches Wissen in der Praxis erhalten bleibt.

Gleichzeitig wird die Eigenverantwortung des Teams gestärkt: Erledigte und offene Aufgaben sind für Mitarbeiter und Management jederzeit transparent.

So wird sichtbar, wer zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt – und wo Handlungsbedarf besteht.

6. Das Management behält jederzeit den Überblick

Der Dentalmanager bietet dem Praxismanagement ein einfaches und übersichtliches Controlling-Instrument.

Auf der Startseite stehen die wichtigsten Informationen und aktuellen Aufgaben auf einen Blick zur Verfügung. Integrierte Auswertungen ermöglichen es, den Erfüllungsstand von Aufgaben, Zielen und Budgets regelmäßig zu überprüfen.

Das Management erhält dadurch jederzeit einen schnellen Überblick über den aktuellen Organisationsstand der Praxis.

7. Einfache Bedienung und geringer Schulungsaufwand

Der Dentalmanager ist einfach zu bedienen und kann auf den vorhandenen Praxisrechnern unter Windows eingesetzt werden. Er arbeitet unabhängig vom bestehenden Patienten- bzw. Praxisverwaltungssystem.

Bereits vorhandene Dokumente, Formulare und Checklisten können übernommen und in den Dentalmanager integriert werden. Dadurch entsteht keine unnötige doppelte Arbeit.

Im Rahmen der Integration kann gleichzeitig überprüft werden, ob die für das Qualitätsmanagement erforderlichen Dokumente und Strukturen vollständig vorhanden sind.

Auch die Installation lässt sich weitgehend vorbereiten. Viele Arbeiten können bereits im Vorfeld extern durchgeführt werden, sodass der Aufwand für die Installation vor Ort gering bleibt.

Der Schulungsaufwand ist aufgrund der intuitiven Bedienung ebenfalls überschaubar – insbesondere in gut organisierten Praxen.